Si të krijoni formularë të plotësueshëm me role të përdoruesve në ONLYOFFICE

Formularët dixhitalë janë një mënyrë e shkëlqyer për të rritur produktivitetin e çdo ekipi ose grupi përdoruesish, pasi ato bëjnë të mundur krijimin e dokumenteve model brenda sekondave. Kur punoni me formularë të plotësueshëm, gjithçka që duhet të bëni është të hapni një shabllon të gatshëm për përdorim, të bëni ndryshimet e kërkuara në tekst nëse është e nevojshme, të ndani shabllonin e përditësuar me njerëz të tjerë dhe të prisni derisa ata të plotësojnë skedarin dhe të dërgojnë ju kthehet.

I gjithë procesi zakonisht nuk kërkon shumë kohë dhe ju lejon të merreni me lehtësi me kontratat, marrëveshjet ligjore, pyetësorët, formularët e pranimit dhe dokumente të tjera të ngjashme.

Si përdorues Linux, mund të përdorni softuer të ndryshëm për të krijuar dhe modifikuar formularë të plotësueshëm, duke përfshirë përdorimin e klientit të tij në desktop ose versionin e vetë-strehuar të quajtur ONLYOFFICE Docs. Të dy versionet e paketës kanë të njëjtat ndërfaqe dhe veçori të redaktimit, kështu që procesi i krijimit të formularit është identik.

Në këtë udhëzues, do të mësoni se si të krijoni formularë të plotësueshëm me ONLYOFFICE Docs në një mënyrë më komode me ndihmën e veçorisë së shtuar rishtazi - rolet e përdoruesve.

Rreth Formularëve ONLYOFFICE

Duke filluar nga versioni 7.0, ONLYOFFICE Docs, një paketë zyrash bashkëpunuese me burim të hapur, i lejon përdoruesit të krijojnë, modifikojnë dhe punojnë në mënyrë bashkëpunuese në formularë të plotësueshëm që njihen gjithashtu si OFORM.

Kjo shkurtesë nënkupton formatin vendas të ONLYOFFICE që përdoret për format e veta dixhitale. Ato nuk mund të modifikohen përveç fushave ku njerëzit e tjerë mund të fusin informacionin e kërkuar, qofshin ato vlera teksti, numra ose imazhe.

Kjo veçori ju lejon të krijoni dhe modifikoni dokumente elektronike me fusha të plotësueshme në internet ose në nivel lokal, dhe mund t'i ndani ato me përdorues të tjerë. OFORM-et ju lejojnë të kurseni shumë kohë gjatë punës me dokumente standarde.

OFORM-et janë të ngjashme me kontrollet tradicionale të përmbajtjes në Microsoft Office, por ato ofrojnë një shkallë më të madhe fleksibiliteti. Për më tepër, format ONLYOFFICE kanë veti më të avancuara të fushës dhe vijnë me lloje të ndryshme fushash:

  • Fushë teksti;
  • Kutia e kombinuar;
  • Lista rënëse;
  • Kutia e kontrollit;
  • Butoni i radios;
  • Imazhi;
  • Adresa e emailit;
  • Numri i telefonit;
  • Data dhe ora;
  • Kodi postar;
  • Kartë krediti;
  • Fushë komplekse.

Cilat janë rolet e përdoruesve në formularët e plotësueshëm?

Versioni i lëshuar së fundi i versionit ONLYOFFICE Docs, v7.3, ofron një veçori të re për ta bërë sa më të lehtë procesin e plotësimit të formularit. Ajo që nënkuptohet këtu janë rolet e përdoruesve, të referuara edhe si role marrësish.

Kur krijoni një formular të plotësueshëm në ONLYOFFICE Docs, tani mund të krijoni role të ndryshme për ata përdorues që do të plotësojnë dokumentin më vonë. Për shembull, nëse krijoni një marrëveshje shitjeje, mund të krijoni një rol për Blerësi, një rol për Shitësi dhe një rol për Ligjor fort> këshilltar, secila e treguar me ngjyrën e vet.

Më pas, mund t'i caktoni secilën fushë në dokumentin tuaj një prej roleve që keni krijuar. Në këtë rast, Blerësi, Shitësi dhe këshilltari Ligjor do të jenë në gjendje të njohin vizualisht të gjitha fushat që duhet të plotësojnë në varësi të rolin e tyre.

Tani le të zbulojmë se si të krijojmë dhe menaxhojmë rolet e përdoruesve në formularët ONLYOFFICE.

Si të krijoni dhe menaxhoni rolet e përdoruesve në ONLYOFFICE

Kur krijoni një shabllon formulari në Dokumentet ONLYOFFICE, ju punoni me formatin DOCXF. Ky është një format tjetër i krijuar nga zhvilluesit ONLYOFFICE.

Ai bazohet në DOCX dhe përdoret vetëm për shabllonet e formularëve. Modelet DOCXF janë të redaktueshme dhe mund të ruhen si skedarë OFORM ose PDF jo të redaktueshme, formate që përdoren për formularët e plotësueshëm.

Për të filluar, krijoni një skedar të ri DOCXF ose ngarkoni një skedar DOCX dhe kthejeni atë në një shabllon. Më pas modifikoni tekstin dhe shtoni të gjitha fushat e kërkuara duke zgjedhur llojin që ju nevojitet në skedën Forms. Pas shtimit të fushave dhe konfigurimit të vetive të tyre, mund të krijoni aq role sa ju nevojiten.

Për të krijuar një rol, shkoni te skeda Format dhe kliko butonin Menaxho rolet. Do të shihni një dritare të re ku do të jeni në gjendje të krijoni role të reja, të modifikoni ato ekzistuese dhe të fshini ato që nuk ju nevojiten më duke përdorur butonat përkatës — I ri, Modifiko fortë> dhe Fshi.

Kur krijoni një rol të ri, duhet të vendosni emrin e tij dhe të zgjidhni ngjyrën përkatëse që do ta dallojë atë nga rolet e tjera. Ju gjithashtu mund të riemërtoni rolet dhe të ndryshoni ngjyrat e tyre në çdo moment duke përdorur të njëjtën dritare.

Si të caktoni role në fusha të ndryshme

Kur të keni mbaruar me krijimin e të gjitha roleve të nevojshme për formën tuaj, mund t'i caktoni rolet në fusha të ndryshme. Për ta bërë këtë, klikoni një fushë dhe gjeni Kush duhet ta plotësojë këtë? opsioni në këndin e sipërm djathtas të menysë së cilësimeve të formularit. Hapni listën rënëse dhe zgjidhni rolin që ju nevojitet.

Në këtë mënyrë, ju mund të caktoni shpejt të gjitha rolet në dokumentin tuaj duke e bërë më të lehtë për përdoruesit e tjerë të plotësojnë atë që duhet të plotësojnë.

Kur formulari juaj të jetë gati, mund të klikoni opsionin Shiko formulari në skedën Format dhe të shihni se si do të duket formulari në sytë e secilit marrës.

Për shembull, Blerësi do të shohë vetëm fushat blu sepse ato janë caktuar në rolin e tyre. Të gjitha fushat e tjera do të shënohen me një ngjyrë gri.

Kjo eshte. Tani mund ta ruani formularin tuaj si OFORM ose ta ktheni në një PDF të plotësueshme.

Në përditësimet e ardhshme, zhvilluesit e ONLYOFFICE premtojnë të zgjerojnë funksionalitetin e roleve duke shtuar një opsion për të vendosur kufizime për role të caktuara dhe për të shtuar nënshkrime elektronike. Ky përmirësim tingëllon intrigues, ndaj shpresojmë ta shohim të zbatohet së shpejti.